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Ottimizzare i processi aziendali con le soluzioni digitali ideali è più complicato di quello che pensi. Ecco come puoi farcela con pieno successo

Gli imprenditori di oggi si trovano davanti a una grande sfida: decidere quali strumenti digitali adottare per ottimizzare la gestione della propria azienda.

D’altronde, tale necessità si fa sempre più pressante e, ignorarla, significa rinunciare a un percorso di miglioramento dell’efficienza interna e della sostenibilità nel lungo periodo e, in ultima analisi, rimanere indietro rispetto alla concorrenza.

La risposta a questo interrogativo, come in tanti scoprono quotidianamente a proprie spese, è più complessa di quanto possa apparire a prima vista. Ne parliamo nel seguente articolo, nel quale approfondiremo il tema degli strumenti digitali per l’efficientamento aziendale, spiegando quali sono i fattori da valutare per prendere la decisione ideale per il proprio business e facendo luce su un aspetto spesso trascurato, ma assolutamente decisivo per il successo della digitalizzazione.

Leggi anche: Cos’è la cultura aziendale e come gestirla al meglio? Tutto quello che devi sapere

Digitalizzazione aziendale e scelta degli strumenti ideali: ecco perché non esistono soluzioni universali

Difficile definire a priori quali siano gli strumenti digitali ideali per ottimizzare le performance di un’azienda. Ne esistono davvero di ogni tipo, sia estremamente avanzati che piuttosto semplici, ma ognuno di essi può avere un senso se la decisione di adottarlo viene presa in seguito a un’analisi dettagliata dello stato dell’azienda e di quelle che sono le sue esigenze, i suoi obiettivi e le capacità finanziarie.

Per intenderci, in determinate circostanze può aver senso sviluppare internamente strumenti su misura, tool personalizzati che possono offrire un maggiore controllo e una perfetta aderenza alla natura dell’azienda. Ma non prima di aver risposto alle domande: quali sono i tempi di sviluppo di simili strumenti? Posso permettermi di attendere a lungo e, soprattutto, posso sostenere il costo, o costituirebbe una spesa eccessivamente pesante, in proporzione ai vantaggi?

In caso di risposta negativa, esistono in commercio dei software già pronti all’uso la cui licenza abbia un costo accettabile e che siano in linea con le mie esigenze?

Insomma, è assolutamente vitale farsi queste domande e darsi delle risposte prima di prendere tale decisione. Perché le tecnologie per digitalizzare efficacemente un’azienda, oggi, ci sono, e sono numerose, ma la loro adozione presuppone un ragionamento approfondito sul possibile trade off tra risorse disponibili (sia in termini economici che di tempo) e obiettivi che si desidera raggiungere.

Uno sguardo alle tipologie di strumenti digitali più diffusi per la gestione dei processi aziendali

Per digitalizzare i processi interni sono disponibili, come detto in precedenza, numerosi strumenti, dei quali alcuni tra i più comuni sono i seguenti.

Sistemi di Customer Relationship Management (CRM)

Un CRM è un software progettato per gestire e analizzare le interazioni e i dati dei clienti durante tutto il loro ciclo di acquisto, con l’obiettivo di migliorare le relazioni commerciali, fidelizzarli e, conseguentemente, incrementare le vendite.

Ecco alcune delle sue principali funzionalità:

  • gestione dei contatti.
    Permette di raccogliere e organizzare tutte le informazioni sui clienti e sui potenziali clienti in un’unica piattaforma. Ogni contatto può essere arricchito con dettagli come indirizzi, numeri di telefono, e-mail, note sulle interazioni passate e preferenze;
  • gestione delle vendite.
    Aiuta a monitorare l’intero processo di vendita, dal primo contatto fino alla chiusura della transazione. I team dedicati a quest’area possono tenere traccia delle opportunità di vendita, aggiornare lo stato di eventuali trattative e prevedere le vendite future;
  • automazione del marketing.
    Consente di creare, eseguire e monitorare campagne di marketing. Le aziende possono segmentare il loro pubblico, inviare comunicazioni mirate e automatizzare le campagne e-mail, analizzando poi i risultati per migliorare le strategie future;
  • gestione del supporto ai clienti.
    Un buon CRM include strumenti per gestire le richieste di assistenza, facilitando il tracciamento dei ticket di supporto e migliorando la risoluzione dei problemi. Questo assicura che ogni cliente riceva un’assistenza rapida e personalizzata;

Sistemi di Enterprise Resource Planning (ERP)

Un ERP è un sistema integrato di gestione aziendale che centralizza e coordina le diverse attività e funzioni all’interno di un’organizzazione. Questo tipo di software consente di raccogliere, archiviare, gestire e interpretare dati provenienti da molteplici attività aziendali, offrendo una visione complessiva e accurata delle operazioni aziendali. Gli ERP sono progettati per migliorare l’efficienza operativa, ridurre i costi e facilitare il processo decisionale strategico.

Ecco quali sono le funzionalità principali di questi tool:

  • gestione finanziaria.
    Comprende moduli che gestiscono contabilità generale, conti clienti e fornitori, gestione del budget, e report finanziari;
  • gestione delle risorse umane.
    Integra strumenti per la gestione delle buste paga, il monitoraggio delle presenze, la gestione dei talenti, e la formazione dei collaboratori;
  • gestione della supply chain (la catena di approvvigionamento).
    Include moduli per il controllo delle scorte, la gestione degli ordini, la logistica, e la pianificazione della produzione;
  • gestione delle vendite e del marketing.
    Possiede funzionalità per tracciare il ciclo di acquisto dei clienti, gestire i lead, le opportunità di vendita, e le campagne di marketing;
  • gestione dei progetti.
    Include strumenti per la pianificazione, l’esecuzione e il monitoraggio dei progetti, compresa la gestione delle risorse e dei tempi di consegna;
  • gestione della produzione.
    Comprende funzionalità per la gestione delle operazioni di produzione, incluse la pianificazione della produzione, il controllo della qualità e la manutenzione degli impianti.

Sistemi di gestione del magazzino

I software per la gestione del magazzino sono strumenti digitali progettati per ottimizzare e automatizzare le operazioni di magazzino e logistica all’interno di un’azienda. Questi sistemi permettono di monitorare in tempo reale le scorte, gestire gli ordini, tracciare i movimenti dei prodotti e pianificare le attività di rifornimento.

Tra le principali funzionalità offerte da questi software troviamo:

  • tracciabilità delle scorte.
    Permette di sapere esattamente quali prodotti sono presenti in magazzino, in che quantità e dove sono ubicati, riducendo il rischio di errori nella gestione di quest’ultimo;
  • gestione degli ordini.
    Automatizza il processo di ricezione e spedizione degli ordini, assicurando che i prodotti giusti siano inviati ai clienti giusti nel minor tempo possibile e nel modo più efficiente possibile;
  • pianificazione dei rifornimenti.
    Analizza i dati sulle vendite e sulle scorte per prevedere quando sarà necessario rifornire determinati prodotti, evitando sia le rotture di stock che l’eccesso di inventario.

Impiegato intento a inserire dati su di un computer | Diventa Impresa

Sei nella fase iniziale della digitalizzazione della tua azienda? Puoi fare il primo passo con dei semplici software alla portata di chiunque

Nota bene che, al fine di ottimizzare le performance aziendali, non è strettamente necessario puntare sugli strumenti più avanzati: spesso, per iniziare a toccare con mano benefici concreti, può essere sufficiente cominciare con l’uso di tool di base come dei semplici fogli Excel e documenti Word.

Ti potrebbe sembrare una banalità, una soluzione scontata alla quale, ovviamente, può arrivare qualsiasi imprenditore senza alcuna difficoltà. Ma posso assicurarti che, ancora oggi, esistono tantissime realtà che faticano a introdurre nella gestione aziendale anche questi semplicissimi strumenti. E, anche qualora li introducano, come vedremo nel prossimo paragrafo, non è affatto scontato che li utilizzino con la regolarità richiesta.

Oltre gli strumenti: preparare la tua azienda all’adozione della digitalizzazione

Ora che abbiamo soddisfatto in linea generale le domande del lettore, è doveroso soffermarsi su un aspetto spesso trascurato: l’adozione di strumenti digitali per la gestione aziendale, per quanto avanzati e tecnologicamente sofisticati, risulta inutile se non accompagnata dal giusto mindset all’interno dell’azienda.

Per intenderci, l’efficacia della digitalizzazione non dipende solo dalla qualità e dalle funzionalità degli strumenti implementati, ma soprattutto dalla predisposizione mentale e dalla volontà di tutta l’organizzazione di abbracciare il cambiamento. Anche le migliori tecnologie possono fallire se le persone che le devono utilizzare non sono disposte a farlo o non sono adeguatamente preparate.

Le resistenze all’adozione di nuove tecnologie possono derivare da diversi fattori, tra cui abitudini radicate, timori legati alla complessità dei nuovi strumenti, o semplicemente una mancanza di comprensione dei benefici che questi possono portare. E ti assicuro che sono molto più frequenti di quello che si tende a pensare.

Nel corso della mia attività mi è capitato spesso di notare grossi problemi di efficienza legati al mindset, più che alla mancanza di strumenti digitali. È frequente, ad esempio, che collaboratori più anziani, abituati a metodi tradizionali, trovino difficile adattarsi a nuovi sistemi digitali. Questo può portare a situazioni in cui, nonostante la disponibilità di strumenti avanzati come gestionali di magazzino o CRM, il personale continua a operare secondo vecchie pratiche, come l’annotazione manuale su foglio delle scorte o la trasmissione di informazioni da un reparto all’altro tramite carta.

Ecco, il mio consiglio per il lettore, in questo caso, è di lavorare esattamente su questo aspetto, nel momento in cui ha luogo l’adozione di strumenti digitali in azienda: attenzione alle resistenze all’utilizzo di nuove tecnologie, spesso derivanti da abitudini consolidate o dalla paura del cambiamento, che possono vanificare gli sforzi di digitalizzazione.

È essenziale intervenire sulla cultura aziendale (leggi questo articolo per conoscere meglio questo importantissimo argomento) così da fare in modo che l’intera organizzazione abbracci un mindset orientato all’innovazione, in cui il cambiamento sia visto come un’opportunità piuttosto che una minaccia. Ed è la leadership ad avere il compito di promuovere attivamente tale processo, fornendo formazione continua e supporto per facilitare la transizione verso l’uso efficace degli strumenti digitali.

Leggi anche: Come analizzare e migliorare la performance aziendale (e perché dovresti farlo ora)

In conclusione

La digitalizzazione aziendale non è un semplice processo di adozione di nuove tecnologie, ma un percorso complesso che richiede un’analisi approfondita della situazione generale dell’azienda e un meticoloso lavoro sulla cultura interna. Solo attraverso un’accurata valutazione delle esigenze, degli obiettivi e delle risorse disponibili, è possibile individuare gli strumenti digitali più adatti per ottimizzare le performance aziendali.

In questo contesto, il supporto di consulenti specializzati diventa essenziale. Professionisti con una lunga esperienza nel supporto alle imprese possono garantire non solo le competenze tecniche necessarie per la scelta e l’implementazione degli strumenti digitali, ma anche gli strumenti concettuali per migliorare la gestione aziendale e facilitare il cambiamento culturale necessario per abbracciare l’innovazione.

Se stai pensando di avviare un processo di digitalizzazione nella tua azienda, affidati al team di Diventa Impresa. La nostra esperienza e il nostro approccio personalizzato ti guideranno attraverso ogni fase del cambiamento, assicurandoti un’adozione efficace e sostenibile delle tecnologie digitali.

Contattaci oggi stesso per scoprire come possiamo aiutarti a trasformare la tua azienda in un’impresa moderna e competitiva.

Punti salienti

  • Ogni azienda deve valutare attentamente le proprie esigenze, obiettivi e risorse finanziarie prima di decidere quali strumenti digitali adottare. Una scelta avventata senza un’analisi preliminare può portare a inefficienze e sprechi di risorse.
  • Sviluppare strumenti digitali su misura può offrire maggiore controllo e aderenza alle specificità aziendali, ma richiede tempi e costi significativi. In alternativa, esistono software commerciali già pronti all’uso che possono soddisfare le necessità aziendali a un costo inferiore e con tempi di implementazione più rapidi.
  • Strumenti come i CRM (Customer Relationship Management), ERP (Enterprise Resource Planning) e software di gestione del magazzino sono tra i più comunemente adottati tra le aziende che investono nella digitalizzazione.
  • L’adozione di nuovi strumenti digitali richiede un cambiamento culturale all’interno dell’azienda. È fondamentale che tutto il personale sia disposto e preparato ad abbracciare le nuove tecnologie. Resistenze derivanti da abitudini radicate o timori legati alla complessità dei nuovi strumenti possono ostacolare l’efficacia della digitalizzazione.
  • Il processo di digitalizzazione è complesso e può beneficiare enormemente del supporto di consulenti specializzati. Questi professionisti possono guidare l’azienda attraverso la scelta e l’implementazione degli strumenti più adatti, oltre a guidare il cambiamento culturale necessario per un’adozione efficace delle tecnologie digitali.

Domande & Risposte


Quali sono le tipologie più comuni di strumenti digitali per la gestione aziendale?

Le tipologie più comuni di strumenti digitali per la gestione aziendale includono i sistemi di Customer Relationship Management (CRM), i sistemi di Enterprise Resource Planning (ERP) e i sistemi di gestione del magazzino. Ciascuno di questi strumenti offre funzionalità specifiche per migliorare vari aspetti della gestione aziendale.

Esistono strumenti digitali per la gestione aziendale validi in qualunque situazione?

No, non esistono strumenti digitali validi in qualunque situazione. La scelta degli strumenti digitali deve essere basata su un’analisi dettagliata delle esigenze specifiche, degli obiettivi e delle risorse dell’azienda. Ogni azienda è unica e necessita di strumenti su misura che possano rispondere efficacemente alle sue necessità specifiche.

È sufficiente adottare strumenti di digitalizzazione aziendale per innovare la gestione di un business?

Adottare strumenti di digitalizzazione aziendale è solo una parte del processo di innovazione. Per ottenere risultati significativi, è essenziale che l’intera organizzazione abbracci il cambiamento e adotti un mindset orientato all’innovazione. La predisposizione mentale e la volontà di utilizzare efficacemente i nuovi strumenti sono cruciali per il successo della digitalizzazione aziendale.