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Dall’anarchia alla struttura: il percorso verso un’azienda più produttiva

Quando i processi aziendali si evolvono in maniera spontanea e disorganizzata il risultato è sempre lo stesso: inefficienze notevoli, con attività che si accumulano in maniera non ottimale e risultati che spesso non raggiungono il potenziale massimo. Questa mancanza di struttura non solo rallenta la produzione, ma può anche causare frustrazione e demotivazione tra i collaboratori. Ogni giorno diventa una lotta contro il caos, dove il flusso di lavoro non segue logica alcuna e ogni piccolo compito diventa un’odissea.

Questo scenario, purtroppo, non è raro come si potrebbe pensare. Ancora troppe aziende lavorano senza adottare processi efficienti e ottimizzati, minando la salute dell’organizzazione e la soddisfazione del personale.

Nel seguente articolo ti illustreremo i passaggi necessari per ottimizzare i processi aziendali, offrendoti un piccolo spaccato di quella che è la nostra metodologia di intervento in questo ambito.

Cosa significa davvero ‘ottimizzare i processi aziendali’?

Partiamo da un assunto fondamentale: l’operatività di un’impresa è caratterizzata da processi aziendali, vale a dire da insiemi strutturati di attività o compiti che producono un risultato specifico. E questo è vero in qualsiasi caso, anche per i business che non si sono mai preoccupati di formalizzare questi procedimenti. Spesso, infatti, all’interno delle aziende i processi si sviluppano spontaneamente, in maniera inconsapevole, peraltro in un modo che, spesso, non è il più efficiente.

Immagina un corso d’acqua che si fa strada nella terra: non segue un percorso predefinito, ma dettato da tutta una serie di fattori idrogeologici. Di conseguenza assume una configurazione che, per noi umani, spesso e volentieri non è ottimale. Allo stesso modo, i processi aziendali possono benissimo formarsi in modo organico, ma senza una direzione chiara, compromettendo la loro efficienza.

Ecco, ottimizzare i processi aziendali significa in primo luogo identificarli e, poi, strutturarli in modo tale che seguano un percorso predeterminato, proprio come un canale ben costruito guida l’acqua lungo un tracciato stabilito. Questo non solo migliora l’efficienza, ma anche la prevedibilità e la gestibilità delle operazioni aziendali.

Primo step: l’identificazione dei processi aziendali

Il primo passo nell’analisi dei processi aziendali è la raccolta di informazioni dettagliate. Questo include la documentazione esistente, le interviste con i collaboratori e, in chiusura, l’osservazione diretta dei processi in azione. L’obiettivo è di ottenere una visione chiara e completa di come i processi vengono attualmente eseguiti, identificare le risorse impiegate, come tempo, manodopera e materiali, e capire quali siano i punti di forza e di debolezza di ciascun processo​.

Il passaggio più importante in questa fase risiede nel coinvolgimento di chi svolge quel particolare processo quotidianamente.

Quali sono i compiti che esegui? Cosa può essere migliorato nelle attività da te svolte? Perché porti avanti quel processo in quel determinato modo e non in un altro? Ritieni questo processo rilevante o no?

Nel momento in cui interroghi i tuoi collaboratori sui loro compiti non stai semplicemente raccogliendo dati su come i processi vendono eseguiti, ma stai anche aprendo un canale per scoprire inefficienze nascoste.

Le loro risposte a domande come “Cosa può essere migliorato?” o “Perché esegui questo processo in questo modo?” sono fondamentali per identificare punti critici che potrebbero non essere evidenti da una prospettiva esterna. La loro opinione riguardo la rilevanza o meno di un processo, inoltre, può fornire insight preziosi sulla percezione del valore del lavoro che svolgono ed evidenziare eventuali problematiche che potrebbero influire sulla loro motivazione e compromettere, di conseguenza, l’efficienza del processo stesso.

Chiedere ai collaboratori di riflettere sull’importanza e sull’efficacia dei processi che gestiscono non solo aiuta a ottenere informazioni vitali, ma incrementa anche il loro senso di coinvolgimento e impegno nei confronti dell’azienda. Sentirsi ascoltati e sapere che il proprio parere conta può motivare ulteriormente i collaboratori a lavorare con maggiore dedizione e a cercare di migliorare continuamente le proprie prestazioni.

È cruciale, quindi, che questa fase di intervista sia condotta con la massima attenzione e sensibilità, così da creare un ambiente in cui i collaboratori si sentono valorizzati e parte integrante del processo di miglioramento aziendale. Questo approccio può portare alla luce soluzioni innovative che altrimenti potrebbero rimanere inesplorate, trasformando le routine quotidiane in opportunità di crescita sia per l’individuo che per l’organizzazione nel suo insieme.

Impiegati che lavorano in un'azienda | Diventa Impresa

Secondo step: la ridefinizione dei processi aziendali

Una volta che un processo è chiaramente identificato, per essere ottimizzato va ridefinito, assicurandosi che sia SMART – Specific (specifico), Measurable (misurabile), Attainable (raggiungibile), Relevant (rilevante) e Timely (definito nel tempo).

Vediamo meglio questi concetti.

Specifico

Un processo efficiente non può essere generico, ma deve avere obiettivi specifici, chiari e ben definiti. Per intenderci, “sposta il fascicolo” non è un processo valido secondo la filosofia SMART. “Trasferisci il fascicolo dall’archivio A all’archivio B”, invece, soddisfa pienamente il requisito della specificità.

Misurabile

Ogni processo aziendale deve essere misurabile e quantificabile in relazione al tempo richiesto, all’output economico, agli obiettivi di vendita o a qualsiasi altro parametro significativo per l’impresa. Questo approccio permette di valutare l’efficacia delle varie attività svolte e di identificare aree di miglioramento o di necessaria ottimizzazione.

Raggiungibile

Un processo che prevede degli obiettivi irrealistici o, peggio, assurdi non ha alcun senso né utilità. Inoltre, stabilire traguardi distanti dalla realtà può avere un effetto deleterio sulla motivazione di chi deve lavorarci.

Tanto per fare un esempio, consideriamo il caso di un’azienda che decide di porsi come obiettivo il raggiungimento di un fatturato di un miliardo partendo da zero, con una manciata di collaboratori e con risorse limitatissime. Si tratta, ovviamente, di un obiettivo irrealizzabile che comprometterebbe irrimediabilmente la capacità operativa dell’azienda stessa.

È fondamentale, quindi, adottare un approccio misurato e realistico nella definizione degli obiettivi. Questo non significa limitare l’ambizione o la portata dei progetti, ma piuttosto assicurarsi che le mete siano raggiungibili e abbiano un senso pratico.

Rilevante

Ogni processo deve avere un senso e uno scopo chiari all’interno dell’azienda. Non deve essere implementato solo per tenere occupati il team.

Ritorniamo all’esempio che abbiamo fatto nel paragrafo dedicato alla specificità: “Trasferisci il fascicolo dall’archivio A all’archivio B” è un processo che ha senso solo nella misura in cui c’è un motivo valido per farlo. In caso contrario, il trasferimento del fascicolo diventa un’attività priva di valore aggiunto e potenzialmente uno spreco di risorse.

Definito nel tempo

Un processo aziendale deve avere una scadenza ben precisa, o comunque deve essere inserito all’interno di un time frame per essere davvero efficiente. Non basta specificare un determinato compito, ma è necessario anche definire che quel particolare compito deve essere svolto in un arco di tempo prestabilito.

Perché non esiste un metodo universale per l’ottimizzazione dei processi aziendali

Come abbiamo spiegato, ottimizzare i processi aziendali è un obiettivo che deve necessariamente passare per il coinvolgimento dei collaboratori e l’adozione dell’approccio SMART sopradescritto. Ma, al netto di ciò, probabilmente in questo momento ti starai chiedendo quali sono le azioni pratiche che puoi mettere in atto per conseguire questo traguardo.

Saremo sinceri: non esiste un metodo universale in merito. Non c’è nessuna formula valida sempre e applicabile in qualsiasi caso.

Ogni azienda ha una cultura diversa che, peraltro, nasce a partire dai collaboratori che lavorano ai processi interni, e non viene imposta dall’alto dal management. Di conseguenza, ogni caso ha una specificità tale da rendere inutile qualsiasi tentativo di applicare un modello standardizzato di ottimizzazione. Le soluzioni devono essere personalizzate e adattate non solo alle necessità specifiche dell’azienda, ma anche al contesto in cui essa opera e alle dinamiche tra i suoi membri.

Insomma, la fase di ottimizzazione dei processi aziendali è completamente custom e serve parecchia esperienza e l’applicazione di metodologie scientifiche comprovate per poterlo fare nel modo giusto. Ogni strategia di miglioramento deve essere quindi sviluppata con un approccio ‘su misura’, considerando i punti di forza e le aree di miglioramento specifici di ciascun processo aziendale. È questa la filosofia che adottiamo nella nostra attività di consulenza e gestione aziendale in Diventa Impresa. Ci impegniamo a creare soluzioni che rispecchiano le esigenze uniche di ogni cliente, lavorando a stretto contatto con loro per comprendere a fondo i loro processi e le loro necessità.

Se desideri una strategia di ottimizzazione dei processi aziendali su misura per la tua azienda, in grado di migliorare l’efficienza del tuo business, prenota una chiamata gratuita con noi!

Punti salienti

  • L’assenza di processi strutturati può portare a inefficienze e frustrazione tra i collaboratori. Formalizzare i procedimenti aziendali migliora non solo l’efficienza ma anche la prevedibilità e la gestione delle operazioni.
  • Il coinvolgimento attivo dei collaboratori nella fase di identificazione e ridefinizione dei processi è fondamentale. Le loro prospettive e feedback possono rivelare inefficienze nascoste e portare a soluzioni innovative.
  • La ridefinizione dei processi deve seguire il principio SMART: specifici, misurabili, raggiungibili, rilevanti e definiti nel tempo. Questo garantisce che i processi siano chiari, valutabili e pratici.
  • Non esiste un approccio universale per ottimizzare i processi aziendali. Ogni azienda è unica, quindi le soluzioni devono essere personalizzate per adattarsi alle esigenze specifiche, alla cultura aziendale e al contesto operativo.
  • Per ottimizzare i processi aziendali in modo efficace, è necessario un approccio su misura supportato da esperienza e metodologie comprovate. Lavorare a stretto contatto con consulenti esperti può aiutare a sviluppare soluzioni ad hoc per migliorare l’efficienza del business.

Domande & Risposte


Cosa significa davvero ‘ottimizzare i processi aziendali’?

Ottimizzare i processi aziendali significa identificarli e strutturarli in modo tale che seguano un percorso predeterminato, migliorando così l’efficienza, la prevedibilità e la gestibilità delle operazioni aziendali.

 Qual è il primo step nell’ottimizzazione dei processi aziendali?

Il primo step è l’identificazione dei processi aziendali attraverso la raccolta di informazioni dettagliate, inclusa la documentazione esistente, le interviste con i collaboratori e l’osservazione diretta dei processi in azione.

Qual è il secondo step nell’ottimizzazione dei processi aziendali?

Il secondo step è la ridefinizione dei processi aziendali, assicurandosi che siano SMART (Specific, Measurable, Attainable, Relevant, Timely). Questo implica la definizione di obiettivi specifici, misurabili, realistici, rilevanti e con una scadenza ben precisa.